25 Giugno 2025

Planner, To Do e Project: come scegliere lo strumento giusto in Microsoft 365

Nel mondo Microsoft 365 esistono diversi strumenti per gestire attività e progetti, ma spesso ci si trova a chiedersi: “Devo usare To Do, Planner o Project?”
La risposta è: dipende. Ognuno di questi strumenti è pensato per un tipo diverso di esigenza e capire quando usare cosa può fare una grande differenza nella produttività quotidiana, sia per i singoli che per i team.

Microsoft To Do

Microsoft To Do è lo strumento più immediato dei tre. Pensato per la gestione delle attività individuali è una sorta di lista evoluta delle cose da fare. Puoi segnare le attività giornaliere, impostare scadenze, aggiungere promemoria o suddividerle in sotto-attività. L’interfaccia è pulita, semplice da usare e sincronizzata su tutti i dispositivi.

Se lavori da solo, se ti piace avere tutto sotto controllo senza complicazioni o se vuoi solo tenere in ordine la tua giornata, To Do è probabilmente tutto ciò che ti serve. Anche perché si integra bene con Outlook e con Planner: le attività assegnate dai tuoi colleghi in Planner, ad esempio, compaiono automaticamente nella tua lista personale.

Microsoft Planner

Ma quando il lavoro si fa di squadra, Microsoft To Do inizia a stare un po’ stretto. È qui che entra in scena Microsoft Planner, lo strumento di task management pensato per i team. Funziona come una bacheca visiva in stile Kanban: puoi creare attività, assegnarle ai colleghi, organizzarle per categoria e monitorarne lo stato di avanzamento.

Uno dei punti forti di Planner è l’integrazione nativa con Microsoft Teams. In un team distribuito o ibrido, poter discutere, lavorare e monitorare tutto all’interno della stessa piattaforma è un vantaggio notevole. Inoltre, le attività possono contenere checklist, allegati e commenti, facilitando la collaborazione senza bisogno di mille email.

Planner è perfetto per gestire piccoli progetti, attività ricorrenti, piani editoriali, onboarding di nuovi colleghi o semplicemente per coordinare un team.

Microsoft Project

Se però il progetto cresce in complessità – magari coinvolge più reparti, scadenze articolate, milestone e budget – allora si entra nel territorio di Microsoft Project. Si tratta di uno strumento pensato per la gestione avanzata dei progetti e offre funzionalità molto più tecniche come timeline dettagliate, diagrammi di Gantt, dipendenze tra attività, gestione delle risorse e dei costi. Non è immediato come To Do o Planner e richiede un po’ più di tempo per essere padroneggiato, ma è anche estremamente potente. È lo strumento adatto per i project manager, per chi lavora in ambienti strutturati e ha bisogno di una visione globale e precisa di tutto il ciclo di vita di un progetto.

Usarli insieme? Sì, e funziona benissimo

La vera forza di Microsoft 365 è che questi strumenti non si escludono a vicenda, ma si possono usare in modo complementare.
Un’attività assegnata in Planner? La trovi in To Do. Hai un progetto strutturato in Project? Puoi integrare Planner per gestire le attività operative del team in modo più leggero. Il flusso è continuo e la forza di Microsoft 365 sta proprio in questa interoperabilità intelligente!

Conclusione

Non esiste uno strumento migliore in assoluto, ma esiste lo strumento giusto per ogni tipo di lavoro. Se ti serve un modo per organizzare la tua giornata, To Do è perfetto. Se lavori in team e vuoi qualcosa di chiaro e collaborativo Planner è la strada giusta. E se ti occupi di progetti con una certa complessità, Microsoft Project è lo strumento più adatto. La vera svolta? È sapere che puoi combinarli in base a come lavori davvero.