Il primo passo è un efficiente monitoraggio del processo di acquisto. L’azienda deve sapere chi acquista, per quale importo, per quale scopo e da chi.
In secondo luogo, è fondamentale chiedersi qual è il budget che si ha a disposizione per concludere una trattativa con il fornitore e chi, in azienda, può e deve assumersi la responsabilità di approvare l’iter di acquisto.

Ma quali sono gli strumenti che possono favorire l’automazione dei processi, dare maggiore visibilità e tracciabilità ai flussi garantendo una standardizzazione delle procedure ed un miglioramento della comunicazione e collaborazione tra i diversi attori coinvolti nel ciclo passivo?

La risposta è semplice: digitalizzare il processo di acquisto utilizzando l’app 9Ways Extended Procurement, soluzione certificata per Business Central.

Digitalizzazione di una richiesta di acquisto:

Processo di acquisto tradizionale:

Senza digitalizzazione, il ciclo di acquisto parte sempre da un addetto preposto all’approvvigionamento che sceglie i prodotti da un catalogo, spesso anche cartaceo.

Successivamente viene creata e stampata una richiesta di acquisto per essere poi inviata via e-mail al superiore. A quel punto, una volta concessa l’autorizzazione, la richiesta viene indirizzata all’ufficio approvvigionamento, che verifica il prezzo prima di generare l’ordine di acquisto. Per importi significativi, spesso è richiesta una seconda approvazione da parte del responsabile di budget.

infine, l’ordine di acquisto deve essere firmato dal responsabile degli acquisti per poi essere inviato per posta elettronica al fornitore.

Tutti questi passaggi causano perdite di tempo ed erano fonte di numerosi errori.

Processo di acquisto digitale:

Le cose cambiano notevolmente ricorrendo ad un processo di approvvigionamento digitale che parte dalla creazione di una richiesta di acquisto.
La richiesta di acquisto può innanzitutto essere creata direttamente dal soggetto richiedente e, se necessario, essere completata dall’ente gestore sottostante.

Il processo di approvazione non è cartaceo ma si basa su un workflow di approvazione basato su natura e tipologia di beni acquistati, l’importo della richiesta di acquisto, budget di spesa per quel centro di costo.

Alla richiesta possono essere legati pdf, schede tecniche dei prodotti, visualizzabili da chiunque ne abbia l’autorizzazione.
Una volta selezionati i fornitori, si può creare un catalogo personalizzato contenente i prodotti e i servizi accompagnati da un’accurata descrizione, dalle caratteristiche ai prezzi, dai tempi di consegna alle condizioni commerciali pattuite.

Più richieste di acquisto possono confluire all’interno di un unico ordine di acquisto in modo da ottimizzare i flussi di approvvigionamento e facilitare la riconciliazione delle fatture ricevute dai fornitori.

E se l’azienda dispone già di uno strumento per la raccolta di richieste di acquisto?
Nessun problema, l’app 9Ways Extended Procurement è predisposta per interagire con il vasto ecosistema di connettori SaaS previsti nell’offerta di Microsoft.