Il primo passo è un efficiente monitoraggio del processo di acquisto. Lâazienda deve sapere chi acquista, per quale importo, per quale scopo e da chi.
In secondo luogo, è fondamentale chiedersi qual è il budget che si ha a disposizione per concludere una trattativa con il fornitore e chi, in azienda, può e deve assumersi la responsabilitĂ di approvare lâiter di acquisto.
Ma quali sono gli strumenti che possono favorire lâautomazione dei processi, dare maggiore visibilitĂ e tracciabilitĂ ai flussi garantendo una standardizzazione delle procedure ed un miglioramento della comunicazione e collaborazione tra i diversi attori coinvolti nel ciclo passivo?
La risposta è semplice: digitalizzare il processo di acquisto utilizzando lâapp 9Ways Extended Procurement, soluzione certificata per Business Central.
Digitalizzazione di una richiesta di acquisto:
Processo di acquisto tradizionale:
Senza digitalizzazione, il ciclo di acquisto parte sempre da un addetto preposto allâapprovvigionamento che sceglie i prodotti da un catalogo, spesso anche cartaceo.
Successivamente viene creata e stampata una richiesta di acquisto per essere poi inviata via e-mail al superiore. A quel punto, una volta concessa lâautorizzazione, la richiesta viene indirizzata allâufficio approvvigionamento, che verifica il prezzo prima di generare lâordine di acquisto. Per importi significativi, spesso è richiesta una seconda approvazione da parte del responsabile di budget.
infine, lâordine di acquisto deve essere firmato dal responsabile degli acquisti per poi essere inviato per posta elettronica al fornitore.
Tutti questi passaggi causano perdite di tempo ed erano fonte di numerosi errori.
Processo di acquisto digitale:
Le cose cambiano notevolmente ricorrendo ad un processo di approvvigionamento digitale che parte dalla creazione di una richiesta di acquisto.
La richiesta di acquisto può innanzitutto essere creata direttamente dal soggetto richiedente e, se necessario, essere completata dallâente gestore sottostante.
Il processo di approvazione non è cartaceo ma si basa su un workflow di approvazione basato su natura e tipologia di beni acquistati, lâimporto della richiesta di acquisto, budget di spesa per quel centro di costo.
Alla richiesta possono essere legati pdf, schede tecniche dei prodotti, visualizzabili da chiunque ne abbia lâautorizzazione.
Una volta selezionati i fornitori, si può creare un catalogo personalizzato contenente i prodotti e i servizi accompagnati da unâaccurata descrizione, dalle caratteristiche ai prezzi, dai tempi di consegna alle condizioni commerciali pattuite.
PiĂš richieste di acquisto possono confluire allâinterno di un unico ordine di acquisto in modo da ottimizzare i flussi di approvvigionamento e facilitare la riconciliazione delle fatture ricevute dai fornitori.
E se lâazienda dispone giĂ di uno strumento per la raccolta di richieste di acquisto?
Nessun problema, lâapp 9Ways Extended Procurement è predisposta per interagire con il vasto ecosistema di connettori SaaS previsti nellâofferta di Microsoft.
Giovanni Botta
Team leader ERP