Ottimizzazione dei processi documentali
About Arredo3
Arredo3 riceve quotidianamente decine di ordini in formato PDF, inviati da rivenditori e partner commerciali. Il personale tecnico era incaricato di leggere, analizzare e inserire manualmente i dati nei sistemi aziendali, un processo che presentava diverse criticità:
- Dispendio di tempo: ogni ordine richiedeva minuti preziosi per essere verificato e trascritto manualmente
- Rischio di errori: l’inserimento manuale aumentava la probabilità di refusi, duplicazioni o omissioni, con conseguenze sulla gestione della produzione e delle consegne
- Difficoltà di scalabilità: Con l’aumento del volume di ordini, il team tecnico doveva dedicare sempre più risorse alla sola elaborazione documentale, limitando il tempo disponibile per attività più strategiche
AI Builder è una soluzione basata sull’intelligenza artificiale che permette di analizzare documenti non strutturati e trasformarli in dati utilizzabili. Nel caso di Arredo3, la tecnologia viene utilizzata per:
- Identificare automaticamente le informazioni chiave nei PDF come numero d’ordine, data, codice prodotto, quantità e dettagli del cliente
- Estrarre i dati in modo strutturato garantendo una precisione molto più elevata rispetto all’inserimento manuale
- Apprendere e migliorare nel tempo grazie al machine learning che affina il riconoscimento dei dati man mano che il sistema elabora nuovi documenti
Una volta estratti, i dati vengono elaborati da Power Automate, che gestisce l’intero flusso di lavoro senza intervento umano. Il sistema esegue le seguenti operazioni:
- Monitoraggio delle email in arrivo: ogni ordine ricevuto come allegato PDF viene automaticamente rilevato e inviato a AI Builder per l’elaborazione
- Inserimento dei dati nei sistemi aziendali: i valori estratti vengono archiviati in un database Microsoft Dataverse, pronti per essere utilizzati dal gestionale aziendale
- Notifiche e controllo qualità: se il sistema rileva dati mancanti o incoerenti, invia un alert agli operatori per una revisione manuale
- Integrazione con la produzione: gli ordini validati vengono inviati direttamente al sistema di gestionale, riducendo i tempi di attesa e accelerando la lavorazione
Grazie alla digitalizzazione del processo documentale, Arredo3 ha ottenuto risultati significativi:
- Riduzione del tempo di elaborazione degli ordini, permettendo al personale di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto
- Diminuzione degli errori umani, migliorando la precisione dei dati e riducendo le contestazioni o le richieste di correzione
- Scalabilità del processo, con la possibilità di gestire volumi sempre maggiori di ordini senza dover ampliare il team tecnico
- Qualità dei dati registrati, con gestione più efficiente degli ordini
Conclusioni
STRENGTH IN NUMBERS
La Tecnologia
Microsoft AI Builder
Microsoft Power Automate
Microsoft Copilot
Organic transactions increased
Organic conversion rate improved
Increase new users from organic traffic
Esteemed digital marketing solutions
As part of our partnership, Zara has the advantage of having a dedicated Numerique account manager who serves as the primary point of contact, working closely with our team of experts to ensure that the partnership yields the desired outcomes. Zara has expressed their satisfaction with our collaboration, saying,
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